1 Genealogie en privacy

Je bent hier:
< Alle onderwerpen

Genealogie en privacy
Auteur Maarten van der Voort

Privacyregels spelen een rol in de genealogie. In de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (hierna samen de AVG) zijn deze regels uitgewerkt. De AVG bepaalt wat is toegestaan bij het delen of publiceren van jouw stamboom of familiegeschiedenis. Dit artikel legt uit wat de AVG voor genealogen betekent met onder andere praktische tips om AVG-proof te publiceren over genealogisch en (familie)historisch onderzoek.

Wat is niet aan de regels van de AVG gebonden?

Allereerst kan je altijd zonder beperkingen de persoonsgegevens van overleden personen gebruiken, delen en publiceren. De AVG is hier niet op van toepassing.

Het werken met persoonsgegevens van levende personen voor eigen onderzoek is ook niet aan de AVG gebonden, omdat dit binnen huishoudelijke kring plaats vindt. Daaronder valt dus het delen van deze gegevens met naaste vrienden of familieleden. Alles verandert op het moment dat je met de gegevens van levende personen buiten deze kring treedt via een publicatie of de plaatsing van jouw genealogie op een website.

Wat is wel aan de regels van de AVG gebonden?

Je kan daarom als vuistregel hanteren dat de AVG geldt zodra je persoonsgegevens van levende personen wilt delen buiten jouw directe familie- en vriendenkring. Daarbij maakt het niet uit of deze gegevens al eerder aan het algemene publiek bekend zijn gemaakt (bv. via familieberichten in de krant). Iedere handeling met persoonsgegevens (verwerking) moet telkens opnieuw aan de AVG worden getoetst.

De toepassing van de AVG-regels laat zich het beste uitleggen met een voorbeeld. Daarom nemen we de meest voorkomende vorm van delen – een genealogische publicatie – als uitgangspunt. De genoemde aandachtspunten zijn trouwens ook algemeen toepasbaar op andere vormen van delen (bv. onderlinge uitwisseling van stamboombestanden).

AVG aandachtspunten bij publicatie

Vóór publicatie

  1. Identificeer. Controleer of je publicatie gegevens van levende personen bevat. Zo weet je of en voor wie de privacyregels van toepassing zijn.
  2. Anonimiseren? Als voor jouw publicatie niet nodig is dat de gegevens van levende personen worden vermeld, maak het jezelf dan makkelijk door deze weg te laten of te anonimiseren. De AVG is dan niet van toepassing. Anonimiseren kan door je te beperken tot de familierelatie (“Piet Jansen en Klaartje Pieters (beiden overleden) hebben 1 zoon en 2 dochters gekregen.”)
  3. Beperk. Is anonimiseren niet wenselijk, beperk je dan tot die informatie die noodzakelijk is voor de publicatie. Dat zal in de regel niet meer zijn dan voorna(a)m(en), achternaam, geboortedatum en woonplaats. Dit is een leidend AVG-principe. Dus ook al geeft iemand toestemming om meer over hem of haar te publiceren, dan moet nog hieraan worden getoetst.
  4. Toestemming vragen. De belangrijkste stap is het verzamelen van de toestemming van alle personen genoemd in de publicatie. Verkrijg die toestemming op schrift of per e-mail. Dan kan je dit makkelijk bewaren als bewijs. In jouw verzoek om toestemming moet duidelijk staan benoemd wie je bent en waar je toestemming voor vraagt. Je moet exact noemen in welke bladen en op welke websites je wilt publiceren; algemene toestemming is niet voldoende. Ook moet je in jouw verzoek erop wijzen dat hij of zij altijd zijn of haar toestemming kan intrekken.
  5. Informeer over rechten. Wijs in jouw verzoek om toestemming erop dat de persoon bepaalde rechten onder de AVG heeft. Die rechten zijn (a) recht op intrekking toestemming, (b) recht op inzage, (c) recht op aanpassing van gegevens, (d) recht op wissing van gegevens en (e) recht op beklag bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Plaats je de publicatie op een website? Plaats deze informatie dan ook in een privacyverklaring op die website.
  6. Pas op met informatie over DNA, religie, gezondheid en justitie. Aparte toestemming is vereist voor het vermelden van informatie over iemands religie, DNA, gezondheid en strafblad. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens (zie hierna de volledige lijst). Noem hierbij exact welke bijzondere gegevens je wilt publiceren en waar je dit wilt doen. Verkrijg deze toestemming op schrift of per e-mail en bewaar dit. Heeft de bewuste persoon zelf deze informatie al bewust openbaar gemaakt, dan is geen extra toestemming nodig. Bewaar als bewijs een kopie van het artikel of de website waarop diegene dit heeft bekend gemaakt. Let ook op informatie van overleden personen die indirect ook betrekking heeft op levende personen, zoals een erfelijke ziekte. Voor het noemen van die informatie gelden dezelfde strenge regels!  

Ná publicatie

Na publicatie ben je niet van de AVG af. De in de publicatie genoemde levende personen houden bepaalde rechten over hun gegevens. Hieronder staan de belangrijkste omschreven.   

  1. Intrekking toestemming. Een persoon mag zijn/haar toestemming altijd intrekken. Tot dat moment heb je de persoonsgegevens rechtmatig gebruikt, maar daarna niet meer. Dat betekent dat je deze gegevens uit de publicatie moet halen. Zie de volgende stap voor meer informatie hierover. Als je voor meerdere vormen van publicatie toestemming hebt verkregen, kunnen personen ook gedeeltelijk hun toestemming intrekken.
  2. Recht op verwijdering gegevens.  Dit recht wordt in de regel tegelijkertijd met de intrekking van toestemming ingeroepen. Na ontvangst van dit verzoek moet je de gegevens van die persoon binnen redelijke tijd en voor zover redelijkerwijs mogelijk uit je publicatie verwijderen en anderen die deze gegevens via jou hebben verkregen hierover informeren zodat zij deze gegevens kunnen verwijderen. Het is bijvoorbeeld onmogelijk om alle verkochte exemplaren van een boek terug te halen om daarin bepaalde gegevens zwart te maken.
  3. Recht op rectificatie. Personen mogen ook van jou vragen dat jij onjuiste gegevens in publicaties aanpast en dat je deze rectificatie – voor zover redelijkerwijs mogelijk (denk aan de reeds verkochte boeken) – doorgeeft aan iedereen die deze gegevens heeft ontvangen.
  4. Verwijder reacties met persoonsgegevens. Indien de plaats waar jouw artikel is gepubliceerd de mogelijkheid biedt om te reageren (bv. Facebook of je eigen website), waak er dan voor dat bezoekers geen persoonsgegevens van andere delen in de reacties. Vaak zal hiervoor geen toestemming zijn gegeven en is de reactie een onrechtmatige publicatie van persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid of met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Wat kan er gebeuren als je de AVG overtreedt?

Je kan een waarschuwing van de Autoriteit Persoonsgegevens ontvangen. Beter je hierna niet je leven, dan riskeer je een boete en/of dwangsom met last van de Autoriteit Persoonsgegevens. Maar de kans op een sanctie van de Autoriteit Persoonsgegevens is klein. Ze hebben te weinig mankracht om achter individuen aan te gaan.

Het is veel waarschijnlijker dat de benadeelde personen jou aanspreken en eventueel met de rechter dreigen om alle gegevens over hen verwijderd te krijgen. Mogelijk eisen ze ook een schadevergoeding. Hoe hoog die vergoeding zal zijn, is moeilijk te zeggen maar die zal minstens enkele honderden euro’s plus kosten bedragen.

Bronvermeldingen

Bronvermeldingen bij publicaties kunnen ook persoonsgegevens van anderen bevatten. Deze gegevens (niet meer dan initialen, voornaam en achternaam) mag je zonder toestemming van die persoon noemen omdat je een eigen gerechtvaardigd belang hebt (wetenschappelijke onderbouwing/verifieerbaarheid publicatie) dat zwaarder weegt dan het privacybelang van de genoemde bron. De bron heeft in dit geval ook geen verwijderrecht.

Auteurs- en portretrecht

Neem je in jouw publicatie ook foto’s of afbeeldingen van anderen op, of verwerk je delen van andermans publicaties in je eigen tekst? Denk dan ook aan het auteurs- en portretrecht. Hierover kun je meer lezen in ons protocol auteurs & portretrecht bij publicaties.

Volgende 2 Auteurs en portretrecht
Inhoudsopgave